Conférences

Préambule : Cette procédure n’a qu’un seul objectif, faciliter le partage des conférenciers. Son respect assurera un meilleur pilotage et profitera à tous. N’hésitez pas à nous faire des remarques pour améliorer le système. Si l’un des points ci-dessous vous parait obscur, n’hésitez pas à contacter M Ambolet.

1° – Sur le site de l’UFUTA partie protégée téléchargez le fichier à remplir intitulé « Conférenciers à remplir ». Il est au format Excel.

2° – Remplissez toutes les rubriques (sauf la première colonne qui se remplit automatiquement) en vous assurant impérativement que les conférenciers que vous proposez acceptent (par écrit) :

2.1 D’aller faire des conférences dans les structures appartenant à l’UFUTA
2.2 De figurer sur le fichier conférencier tenu par l’UFUTA
2.3 De voir leur nom, thème de conférence et résumé publié sur le site UFUTA – partie protégée
2.4 D’être contacté par M AMBOLET et /ou la structure demandant sa conférence pour finalisation.

Remarque : Il va sans dire, mais c’est toujours mieux en le disant, que votre structure ne doit proposer que des conférenciers qu’elle a déjà testés et qu’elle recommande fortement.

3° – Modifiez le nom du fichier « Conférenciers à remplir » par le nom de votre structure et un n° (1 pour la première fois, 2 pour la 2ième etc). Il n’y a que 5 conférenciers maximum par fichier mais rien ne vous empêche de faire plusieurs envois de différents fichiers si vous en proposez davantage (d’où la numérotation). Dans le même ordre d’idée, n’attendez pas d’avoir les 5 conférenciers pour envoyer vos propositions (un seul peut être suffisant), lorsque d’autres conférenciers se feront connaître vous procèderez à un autre envoi…

4° Envoyez par mail votre fichier complété (avec son nouveau nom) à François AMBOLET qui pilote le système. Une adresse spécifique a été créée : conférences@ufuta.fr

5° Toujours sur le site de l’UFUTA – partie protégée, vous pouvez consulter les différentes conférences proposées (dont la vôtre – pour contrôle). Lorsqu’une conférence (ou plusieurs) vous intéresse vous envoyez un courriel à François AMBOLET en indiquant clairement :

– Le n° de ligne correspondant au conférencier ;
– Le conférencier, le thème;
– Plusieurs dates susceptibles de vous convenir.

Il vous communiquera alors les coordonnées du conférencier pour finaliser l’accord. Les pratiques des UTL, UIA, UP… étant toutes différentes, chaque structure requérante choisira les modalités de rémunération qu’elle souhaite proposer et s’entendra avec le conférencier lui-même qui peut avoir ses propres prétentions.

6° Lorsque l’accord final aura eu lieu, la structure accueillante devra informer François AMBOLET dès l’accord conclu ou dans les plus brefs délais, par courriel, en indiquant clairement :

– Le n° de ligne, le conférencier, le thème ; (pour rappel et éviter toute ambiguïté)
– Surtout la date retenue pour la conférence. Cet élément est indispensable pour éviter que plusieurs structures ne retiennent le même conférencier à la même date. Cette date sera affichée sur le site pour indiquer aux autres qu’elle n’est plus disponible.

7° Une fois la conférence faite, un retour d’expérience vous sera demandé. Vous aurez l’amabilité de nous faire parvenir ce retour d’expérience.

8° Vous enverrez à l’UFUTA par courriel (ufuta.president6@orange.fr) la facture du déplacement du conférencier ainsi qu’un justificatif du paiement par votre structure. En fonction de ses moyens, l’UFUTA participe à hauteur de 50% maximum du coût du déplacement. C’est en fin d’année universitaire (juin) que l’UFUTA, ayant collecté toutes les demandes, procédera aux paiements.